Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Tjänsteman på avdelningen
Beskrivning
Text copied to clipboard!
Vi söker en tjänsteman på avdelningen som ska stödja och effektivisera den dagliga verksamheten genom att hantera administrativa uppgifter och säkerställa smidiga processer. Rollen innebär att arbeta nära olika team och ledning för att koordinera information, dokumentation och kommunikation inom avdelningen. Du kommer att vara en nyckelperson i att organisera möten, hantera korrespondens och upprätthålla register samt bidra till att förbättra arbetsflöden. Det är viktigt att du är noggrann, strukturerad och har god kommunikationsförmåga för att kunna hantera flera uppgifter samtidigt och samarbeta med olika intressenter. Vi värdesätter initiativförmåga och en positiv inställning till problemlösning. Tjänsten kräver också att du kan arbeta självständigt och ta ansvar för dina arbetsuppgifter samtidigt som du bidrar till teamets gemensamma mål. Om du trivs i en administrativ roll med varierande arbetsuppgifter och vill bidra till en effektiv och välfungerande avdelning, är detta en utmärkt möjlighet för dig.
Ansvar
Text copied to clipboard!- Hantera och organisera avdelningens dokumentation och arkiv.
- Koordinera möten och förbereda mötesmaterial.
- Svara på e-post och annan korrespondens.
- Stödja avdelningens personal med administrativa uppgifter.
- Uppdatera och underhålla databaser och register.
- Samarbeta med andra avdelningar för att säkerställa informationsflöde.
- Förbereda rapporter och presentationer vid behov.
- Följa upp och säkerställa att deadlines hålls.
- Delta i förbättringsarbete av administrativa processer.
- Assistera vid budgetuppföljning och inköp.
Krav
Text copied to clipboard!- Erfarenhet av administrativt arbete eller liknande roll.
- God datorvana och kunskap i Office-paketet.
- Förmåga att arbeta strukturerat och noggrant.
- Bra kommunikations- och samarbetsförmåga.
- Initiativrik och problemlösningsorienterad.
- Förmåga att hantera flera uppgifter samtidigt.
- Grundläggande kunskaper i svenska i tal och skrift.
- Flexibilitet och anpassningsförmåga.
- Diskretion och integritet i hantering av information.
- Erfarenhet av att arbeta i team.
Potentiella intervjufrågor
Text copied to clipboard!- Hur hanterar du stressiga situationer med flera samtidiga uppgifter?
- Kan du ge exempel på när du förbättrat en administrativ process?
- Hur säkerställer du att viktig information inte går förlorad?
- Vilka dataprogram är du mest bekväm med?
- Hur prioriterar du dina arbetsuppgifter?
- Beskriv en situation där du behövde samarbeta med flera olika avdelningar.
